Aby uzyskać certyfikat łańcucha dostaw PEFC CoC należy wdrożyć odpowiedni system zarządzania, by spełnić wymagania normy PEFC ST 2002:2013  – Łańcuch dostaw produktów zawierających surowce leśne – Wymagania. Dalej pokrótce omówione zostaną podstawowe wymagania tej normy.

Identyfikacja pochodzenia materiału

Jest oczywiste, że w tym systemie po pierwsze należy kontrolować pochodzenie surowca:

• przy każdej dostawie (kontrola dokumentów, w tym deklaracji PEFC materiału)
• poprzez kontrolę dostawcy (czy ma ważny certyfikat CoC).

Przy każdej dostawie należy więc sprawdzić wszystkie dane wymagane normą a w tym deklarację dotyczącą pochodzenia surowca. Ponadto należy egzekwować od dostawcy kopię certyfikatu gospodarki leśnej lub łańcucha dostaw i weryfikować  status tego certyfikatu w dostępnych, uznanych rejestrach.

System należytej staranności

Organizacja musi opracować i wdrożyć System Należytej Staranności (SNS) w celu zminimalizowania ryzyka, że certyfikowane produkty będą zawierać surowce pochodzące z kontrowersyjnych źródeł. Wdrażanie SNS następuje w 3 krokach:

• zbieranie informacji od dostawcy o rodzaju surowca i kraju / regionu pochodzenia
• przeprowadzenie oceny ryzyka pozyskania surowców z kontrowersyjnych źródeł dla wszystkich surowców wejściowych
• w ramach zarządzania dostawami wysokiego ryzyka organizacja musi opracować program weryfikacji własnej lub przeprowadzonej przez firmę zewnętrzną dla dostaw sklasyfikowanych jako dostawy ‘wysokiego’ ryzyka.

Metody nadzoru łańcucha dostaw

Norma dopuszcza dwie opcjonalne metody nadzoru nad materiałami certyfikowanymi: metodę separacji fizycznej i metodę procentową. Można wybrać jedną z tych metod lub ich kombinację dla poszczególnych grup wyrobów.

Metoda separacji fizycznej

Metoda polega na zapewnieniu w całym procesie od dostawy, poprzez produkcję aż do wysyłki, że  certyfikowany surowiec / produkt nie jest mieszany z innymi surowcami / produktami, dzięki czemu można stosunkowo prosto określić i deklarować udział procentowy surowca certyfikowanego przy sprzedaży. Norma dopuszcza 3 sposoby separacji fizycznej, by  uniknąć pomieszania materiałów o różnym statusie – separację pod względem:

• obszaru produkcji i przechowywania
• czasu
• identyfikacji (oznakowania) certyfikowanych surowców / produktów w procesie.

Dozwolone jest także stosowanie metody separacji fizycznej w przypadku produktów certyfikowanych z różną zawartością certyfikowanego surowca.

Metoda procentowa

Metoda procentowa w łańcuchu dostaw znajduje zastosowanie w organizacjach, które mieszają certyfikowane surowce / produkty z surowcami innych kategorii. Aby zastosować tę metodę należy:

• Określić typ lub grupę produktów, dla których metoda będzie stosowana
• Zdefiniować partie produkcyjne dla danych typów / grup produktów
• Uspójnić jednostki miary i konsekwentnie je stosować.

Obliczanie udziału procentowego surowców certyfikowanych

Oddzielnie dla każdej partii produkcji należy obliczyć udział procentowy surowców certyfikowanych. Norma przewiduje (i dopuszcza do wyboru) dwie metody obliczania udziału procentowego:

• zwykły udział procentowy  do obliczeń surowców fizycznie zawartych w określonych produktach w partii  lub
• średnia ruchoma udziału procentowego obliczana dla konkretnej partii produkcji  i okresu deklaracji używając ilości surowców pozyskanych w określonym okresie wprowadzania surowców poprzedzającym okres deklaracji.

Przenoszenie obliczonego udziału na wyjściowe produkty

Norma przewiduje (i dopuszcza do wyboru) dwie metody przenoszenia obliczonego udziału procentowego na wyjściowe produkty:

• średni udział procentowy w którym obliczony udział procentowy surowców certyfikowanych trzeba wykorzystywać równomiernie w stosunku do wszystkich produktów wchodzących w skład partii produkcji
• uznawanie ilości gdzie jest większa elastyczność w deklarowaniu udziałów procentowych produktów wyjściowych ale trzeba prowadzić rachunek uznań.

Sprzedaż i etykietowanie

Niezależnie od przyjętej metody nadzoru w produkcji obowiązują pewne ogólne zasady postępowania przy wysyłce produktów. Przy sprzedaży produktów certyfikowanych należy przekazać klientowi dokument stanowiący formalną deklarację udziału procentowego surowca certyfikowanego. Deklaracja ta jest proceduralnie ustalonym przez firmę dokumentem i oprócz głównej klauzuli:  ‘x% surowca certyfikowanego przez PEFC’ musi zawierać szereg innych zapisów wymaganych normą. Trzeba się również ‘wylegitymować’ posiadanym certyfikatem łańcucha dostaw PEFC CoC.

Używanie logotypów lub etykiet, zarówno na produkcie, jak i poza nim, odwołujących się do certyfikacji łańcucha dostaw wymaga zezwolenia – ważnej licencji wydanej przez PEFC Council lub inny podmiot uprawniony przez Radę PEFC

System zarządzania

Norma nakazuje wdrożenie i utrzymywanie systemu zarządzania wspierającego procesy kontroli łańcucha dostaw. Jeśli w firmie jest już wdrożony system zarządzania

jakością wg ISO 9001 lub zarządzania środowiskowego ISO 14001 to mogą być one wykorzystane do tego celu.  Minimalne wymagania w tym zakresie są następujące:

• Odpowiedzialność i uprawnienia – wyznaczenie Członka Zarządu i pracowników wykonujących działania i / lub odpowiedzialnych za PEFC CoC
• Opracowanie udokumentowanych procedur
• Przechowywanie danych przez co najmniej pięć lat
• Zarządzanie zasobami ludzkimi (szkolenia) i technicznymi
• Inspekcje i kontrole (audyty wewnętrzne, działania naprawcze)
• Skargi – opracowanie procedur rozpatrywania skarg dotyczących łańcucha dostaw.

System PEFC CoC obejmuje również podwykonawców, zarówno zewnętrznych jak i działających na terenie zakładu organizacji, za których organizacja bierze pełną odpowiedzialność  i w związku z tym:

• trzeba posiadać pisemną umowę ze wszystkimi podwykonawcami
• trzeba zapewnić fizyczną separację surowcow przekazywanych do i od podwykonawcy
• podwykonawca jest zobowiązany do wdrożenia własnego łańcucha dostaw
• podwykonawcy powinni być objęci programem audytów wewnętrznych organizacji.

Dowiedz się więcej – Prezentacja szkolenia PEFC CoC – tutaj >

Zapoznaj się z ofertą wdrożenia systemu PEFC CoC tutaj >